EINRICHTUNGEN | Von der Kalibrierung bis zum Fehlermanagement – alles an einem Ort

Geändert am Di, 5 Mai um 4:18 NACHMITTAGS

1 Zweck des Moduls "Einrichtungen"

Das Modul "Einrichtungen" ist das zentrale Stammdaten- und Nachweismodul für alle Geräte, Messmittel und Betriebsmittel Ihrer Organisation. Es umfasst die vollständige Lebenslaufakte einer Einrichtung: von den Basisdaten über Kalibrierungen, Regelkarten und Zwischenprüfungen bis hin zum Fehlermanagement und der Arbeitssicherheit.

Das Grundprinzip ist analog zum Kompetenzmanagement beim Personal: Wie die Qualifikation die dokumentierte Anforderung an einen Mitarbeiter ist, so ist die Kalibrierdefinition bzw. die Zwischenprüfungsdefinition die dokumentierte, verfahrensbezogene Anforderung an eine Einrichtung. Ohne eine zugeordnete Definition können keine Kalibrierungen oder Zwischenprüfungen aufgezeichnet werden.

Das Modul adressiert die Anforderungen der ISO/IEC 17025 (Kapitel 6.4), der ISO 15189 (Kapitel 6.4) und der ISO/IEC 27001 an die Lenkung von Ressourcen und Betriebsmitteln.

2 Übersicht "Einrichtungen"

Zur Übersicht aller Einrichtungen navigieren Sie im Hauptmenü über Ressourcen → Einrichtungen.

Die Listenansicht zeigt alle angelegten Einrichtungen mit Kategorie (inkl. Icon), Equipment ID, Bezeichnung, Seriennummer, Index und Messbereich. Ein Klick auf eine Zeile öffnet den Datensatz.

3 Anlegen einer Einrichtung

Sofern Sie die entsprechende Berechtigung besitzen, legen Sie eine neue Einrichtung über das Plus-Symbol oben rechts in der Listenansicht an.

Die Basisdaten einer Einrichtung umfassen folgende Felder:

Feld	Hinweis
Bezeichnung	Name der Einrichtung, z. B. "Messschieber CD-15APX"
Beschreibung	Freitext zur Einrichtung
Verwendung im akkreditierten Bereich	Ja / Nein / Nicht bewertet
Equipment ID	Eindeutige interne Geräte-ID
Seriennummer	Seriennummer des Herstellers
Herstellungsjahr	Jahr der Herstellung
In Betrieb genommen am	Datum der Inbetriebnahme
Version/Typ	z. B. Messbereich oder Modellvariante
Hersteller	Hersteller der Einrichtung
Index	Numerisches Sortierfeld – da die Equipment ID ein Freitext-String ist und sich nicht numerisch sortieren lässt, ermöglicht der Index eine numerische Sortierung der Einrichtungen
Inventarnummer	Interne Inventarnummer
Ende der Garantie	Garantieablaufdatum
Kostenstelle	Zugeordnete Kostenstelle
Historische Equipment ID	Frühere Geräte-ID, z. B. aus einem Altsystem
Bemerkung	Freitext
Hinweise zur Kalibrierspezifikation	Spezifische Kalibrierhinweise
Einsatzzweck	Beschreibung des Einsatzbereichs
Kategorie	Dropdown: z. B. "Messeinrichtung", "Normal"
Status	z. B. "Freigegeben", "Gesperrt"
Verantwortlicher Mitarbeiter	Trägt die übergeordnete Verantwortung für die Einrichtung bzw. den Arbeitsplatz – verantwortlich für Sauberkeit, Instandhaltung etc. Wird bei Meldung eines Gerätefehlers automatisch per E-Mail benachrichtigt
Prüfmittelbeauftragter	Verantwortlich für die metrologische Rückführung – d.h. für Kalibrierung und messtechnische Korrektheit der Einrichtung. Wird bei Meldung eines Gerätefehlers automatisch per E-Mail benachrichtigt
Einsatz- bzw. Aufbewahrungsort	Verknüpfung mit einem Raum-Datensatz aus dem Modul Räume – damit sind auch die am Raum dokumentierten und überwachten Raumeigenschaften (z. B. Temperatur, Luftfeuchtigkeit) mit der Einrichtung verknüpft

Zusätzlich können angehängte Dateien direkt an der Einrichtung hinterlegt werden – z. B. Datenblätter, Bedienungsanleitungen oder Profilbilder. Jede Datei erhält einen Dokumenttyp (z. B. "Datenblatt allgemein", "Profilbild").

Hinweis: Pflichtfelder sind im Formular entsprechend gekennzeichnet. Solange Pflichtfelder nicht befüllt sind, ist das Speichern nicht möglich.

Nach dem Speichern bleibt der Datensatz im Bearbeitungsmodus. Er wechselt erst beim Verlassen der Seite oder beim erneuten Aufrufen in den Read-only-Modus.

4 Aktions-Buttons

Am Einrichtungs-Datensatz stehen zwei Aktions-Buttons zur Verfügung:

Fehler an Einrichtung melden – Öffnet einen neuen Vorfall im Modul Beschwerden, Nichtkonforme Arbeit und Nichtkonformitäten mit direkter Verknüpfung zu dieser Einrichtung. Dieser Prozess entspricht dem normativ geforderten "Verfahren zur Lenkung nichtkonformer Arbeit" und umfasst Aufzeichnung, Bewertung, Maßnahmenplanung, Maßnahmenabschluss und Wirksamkeitskontrolle.

Inventarlabel drucken – Spricht einen angeschlossenen Labeldrucker an und druckt ein Inventarlabel für die Einrichtung. Die Einrichtung des Druckprozesses ist kundenspezifisch je nach Modell des Labeldruckers.

5 Reiter im Einrichtungs-Datensatz

5.1 Basisdaten

Alle oben beschriebenen Stammdatenfelder sowie angehängte Dateien.

5.2 Kalibrierungen

Zeigt alle Kalibrieraufzeichnungen der Einrichtung, gegliedert nach Kalibrierdefinitionen. Voraussetzung für Einträge in diesem Reiter ist mindestens eine zugeordnete Kalibrierdefinition aus dem Modul Kalibrierdefinitionen.

Pro Kalibrierdefinition wird eine Liste aller Kalibrierscheine chronologisch angezeigt. Ein 2-Ampel-System zeigt auf einen Blick:

Ob die Kalibrierergebnisse innerhalb der geforderten Grenzen liegen
Ob das eingestellte Kalibrierintervall noch gültig ist

Jeder Kalibrierschein enthält Kopfdaten (Schein-Nummer, DAkkS-Registriernummer, Datum, Typ, normative Bewertungsfragen) sowie Detaildaten (alle Messpunkte mit Sollwert, Toleranzgrenzen, Istwert, Messunsicherheit und Status). Das Original-Kalibrierdokument kann als Datei direkt am Kalibrierschein abgelegt werden. Optional können Kalibrierscheindaten über eine DCC-Schnittstelle (Digital Calibration Certificate) automatisch eingelesen werden.

5.3 Regelkarten

Stellt alle Kalibrierergebnisse je Messpunkt als Zeitreihendiagramm dar – die sogenannte Qualitätsregelkarte. Pro Messpunkt werden Sollwert, oberer und unterer Grenzwert als Linien sowie alle historischen Messwerte mit Messunsicherheitsbalken visualisiert. Darunter erscheint eine Statistik (Anzahl, i.O., n.i.O., Maximum, Minimum, Durchschnitt, Median, Standardabweichung). Die Regelkarte kann gedruckt oder kopiert werden.

5.4 Zwischenprüfungen & Wartungen

Zeigt alle Zwischenprüfungs- und Wartungsaufzeichnungen. Voraussetzung ist mindestens eine zugeordnete Definition aus dem Modul Zwischenprüfungen & Wartungen.

Pro Definition wird die nächste Fälligkeit angezeigt sowie eine chronologische Liste aller Aufzeichnungen mit Status (i.O. / n.i.O.). Jede Aufzeichnung enthält:

Dokumenten-Upload
Durchführungsdatum und Kommentar
Qualitative Merkmalsprüfungen (z. B. "Prüfplakette vorhanden?" – Ja/Nein/Nicht zutreffend/Nicht bewertet)
Quantitative Messwerterfassung (Messpunkte mit Sollwert, Toleranzgrenzen, wirklichem Wert, Messunsicherheit und Status)

Zu jedem Prüfmerkmal können in den Stammdaten kurze Prüfanleitungen mit Fotos hinterlegt werden, die dem Prüfer beim Durchführen der Zwischenprüfung per Info-Icon abrufbar sind.

5.5 Verbundene Einrichtungen

Zeigt untergeordnete und übergeordnete Einrichtungen. Über diese Funktion lassen sich komplexe Prüfstände abbilden – z. B. eine Universalprüfmaschine, die aus Rahmen, Wegmesseinrichtung und Kraftmessdose besteht. Jede Komponente kann sowohl einzeln kalibriert werden als auch Teil einer gemeinsamen Systemkalibrierung sein. Im Rahmen eines Prüfstands können Einrichtungen je nach Messbereich auch getauscht werden.

Darüber hinaus wird diese Funktion eingesetzt, um Einrichtungen mit Messrechnern zu verbinden, auf denen eine spezifische Software in einer bestimmten Version installiert ist – für die vollständige messtechnische Rückverfolgbarkeit.

5.6 Fehlermanagement

Zeigt alle mit dieser Einrichtung verknüpften Nichtkonformitäten aus dem Modul Beschwerden, Nichtkonforme Arbeit und Nichtkonformitäten. Die Spalten zeigen: Beschreibung, Bemerkt von, Erstellt am, Typ, Problemraum, Ursache. Rein lesende Ansicht – neue Vorfälle werden über den Button "Fehler an Einrichtung melden" erstellt.

5.7 Arbeitssicherheit

Zeigt alle berechtigten Mitarbeiter dieser Einrichtung – also Personen, für die eine Arbeitssicherheitsunterweisung an dieser Einrichtung dokumentiert ist. Spiegelbildlich zur Arbeitssicherheits-Ansicht im Personal-Datensatz: dort sieht man die Einrichtungen einer Person, hier sieht man die Personen einer Einrichtung.

6 Verwandte Module

Kalibrierdefinitionen – Definieren die verfahrensbezogenen Anforderungen an die Kalibrierung einer Einrichtung. Voraussetzung für Kalibrieraufzeichnungen.
Zwischenprüfungen & Wartungen – Definieren die Anforderungen an Zwischenprüfungen und Wartungen. Voraussetzung für entsprechende Aufzeichnungen.
Beschwerden, Nichtkonforme Arbeit und Nichtkonformitäten – Empfängt Fehlermeldungen von Einrichtungen und steuert den vollständigen Nichtkonformitätsprozess.
Personal – Verantwortliche Mitarbeiter, Prüfmittelbeauftragte und arbeitssicherheitsunterwiesene Personen werden aus dem Personalstamm verknüpft.
Räume – Einrichtungen sind einem Einsatz- bzw. Aufbewahrungsort (Raum) zugeordnet.