1 Zweck des Moduls "Reports"

Das Modul Reports stellt normkonforme Auswertungen und Einreichungsunterlagen bereit, die AUDITTRAILS automatisch aus den gepflegten Stamm- und Prozessdaten generiert. Es umfasst vier DAkkS-relevante Reports sowie einen vollständigen Dokumentenexport zur Zusammenstellung aller Unterlagen als passwortgeschütztes ZIP-Archiv. Alle vier Reports können direkt gedruckt oder in die Zwischenablage kopiert werden.

2 Übersicht der Reports

2.1 Angabe der Anzahl der Mitarbeiter

DAkkS-Einreichungsunterlage – listet alle Rollen mit der Anzahl der Mitarbeiter, den zugehörigen Qualifikationen und Befugnissen, dem Qualifikationstyp, dem Bereich und der Organisation.

Die Tabelle bildet die normative Anforderung der ISO/IEC 17025 und ISO 15189 ab, dass das Labor nachweisen muss, dass ausreichend qualifiziertes Personal für alle relevanten Tätigkeiten vorhanden ist.

2.2 Aufstellung gelenkter Dokumente

DAkkS-Einreichungsunterlage – listet alle im Managementsystem gelenkten Dokumente gegliedert nach der Normstruktur (Hauptkapitel, Unterkapitel). Spalten: Hauptkapitel, Unterkapitel, Richtlinien Titel, Dokument-ID, Dokument Titel, Version, Dokument Art, Status, Gültig ab, Gültig bis.

Über den Button "Richtlinie Auswählen" kann der Report auf eine bestimmte Richtlinie (z. B. DIN EN ISO/IEC 17025) gefiltert werden. Der Report entspricht der Struktur des Teilbegutachtungsberichts/Checkliste der DAkkS und hält stets aktuelle Dokumentreferenzen.

2.3 Geräteliste mit hauseigener Registrierung

DAkkS-relevant – listet alle Einrichtungen mit vollständigen Angaben zur metrologischen Rückführung. Spalten: Bezeichnung, Verwendung im akkreditierten Bereich, Seriennummer, Index, Standort, Kategorie, Verantwortlicher Mitarbeiter, Prüfmittelbeauftragter, Hersteller, Datum der Kalibrierung, Beschreibung der Kalibrierung, Typ der Kalibrierung, Messbereich, Intervall, Nummer des Kalibrierscheins, Registriernummer, Status, Nächste Kalibrierung.

2.4 Kurzzeichenliste

DAkkS-relevant – listet alle Mitarbeiter der Organisation mit Kurzzeichen, Nachname, Vorname und E-Mail-Adresse. Das Kurzzeichen ist die Unterschriftsabkürzung jedes Mitarbeiters – normativ relevant für die Dokumentenzeichnung in akkreditierten Laboratorien.

2.5 Ausleiten von Inhalten

Ermöglicht die Zusammenstellung aller relevanten Dokumente und Berichte in einem passwortgeschützten ZIP-Archiv – für die Einreichung bei der DAkkS oder anderen Akkreditierungs- und Zertifizierungsstellen.

Konfiguration des Exports

Über das Plus-Symbol wird der Ausleite-Dialog geöffnet. Dort werden festgelegt:

• Richtlinien – welche Normstruktur(en) einbezogen werden (z. B. DIN EN ISO/IEC 17025)
• Dokumentarten – Checkboxen für: Formular, Richtlinie, Gesetz, Prozessbeschreibung, Verfahrensanweisung, Standard, Vorlage, Schulung, Nachweisdokument, Arbeitsanweisung
• Berichte – Checkboxen für: Angabe der Anzahl der Mitarbeiter, Aufstellung gelenkter Dokumente, Geräteliste mit hauseigener Registrierung, Kurzzeichenliste
• Herausgebende Organisationen – welche Organisation(en) einbezogen werden

Wichtiger Hinweis: Vertraulich und streng vertraulich klassifizierte Dokumente können nicht über diesen Sammel-Export ausgeleitet werden. Dokumente mit diesen Schutzstufen können aus Datenschutz- und Informationssicherheitsgründen nur von berechtigten Personen einzeln geöffnet und heruntergeladen werden. Berechtigte Personen tragen die Verantwortung für die Aus- und Weitergabe solcher Dokumente.

Ablauf des Exports

Nach Klick auf "Inhalte ausleiten" wird der Export asynchron im Hintergrund erstellt. Der Status wechselt von "In Erstellung" auf "Bereit" sobald der ZIP fertiggestellt ist.

Der Ausleitende erhält eine E-Mail mit einem Passwort zum Entpacken des ZIP-Archivs. Der Download-Link ist nur für eine begrenzte Frist verfügbar ("Verfügbar bis") – danach ist der Export nicht mehr abrufbar.

Die Übersicht zeigt alle bisherigen Exporte mit: Transaktions-ID, Erstellt am, Gestortet von, Status / Download, Verfügbar bis.

3 Verwandte Module

• Personal / Rollen / Qualifikationen & Befugnisse – Datengrundlage für Mitarbeiterbericht und Kurzzeichenliste
• Einrichtungen / Kalibrierdefinitionen – Datengrundlage für die Geräteliste
• Dokumentmanagement – Datengrundlage für die Aufstellung gelenkter Dokumente und den Inhaltsexport
• Integriertes Managementsystem / Richtlinien – Normstruktur für die Aufstellung gelenkter Dokumente