Verwendung einer Dokument-Vorlage in AUDITTRAILS

Im Dokumentmanagement können Vorlagen zur einfachen Erstellung von Dokumenten genutzt werden.

Als Vorlage kann jedes gültige Dokument verwendet werden, das im Dokumentmanagement angelegt ist. Dies beschränkt sich nicht nur auf den Dokumenttyp „Vorlage“, sondern die Möglichkeit besteht auch für andere Dokumenttypen.

Dokumente, die nicht im Status gültig sind, stehen als Vorlage nicht zur Verfügung - auch, wenn sie im Status freigegeben vorliegen. So wird gewährleistet, dass nur gültige Vorlagen zur Erstellung neuer Dokumente verwendet werden können.

Stellen Sie sicher, dass das Dokument, das Sie als Vorlage verwendet wollen, im Status gültig vorliegt:

Erzeugen Sie dann im Dokumentenmanagement wie gewohnt ein neues Dokument:

Direkt oben im neuen Dokument besteht die Möglichkeit, beim Klick ins Feld „Vorlage“ aus der Auswahl aller gültigen Dokumenten im Dokumentmanagement die gewünschte Vorlage 

auszuwählen:

Füllen Sie dann, wie gewohnt, die Basisdaten des Dokuments aus.
Nach dem Speichern und Anlegen stehen im Reiter „Dokument bearbeiten“ alle Inhalte des als Vorlage gewählten Dokuments zur Verfügung:

Das Dokument kann daraufhin weiter bearbeitet und mit denen für das Dokument spezifischen Inhalten ergänzt werden.

Bei aus Vorlagen erzeugten Dokumenten ist im Listing der Dokumente ersichtlich, welche Vorlage zur Erzeugung genutzt wurde.  

Nach Fertigstellung geht das Dokument dann in den Prüfungs- und Freigabeprozess sowie zur abschließenden Gültigsetzung.