1 Zweck des Moduls "Bereiche"

Während eine Organisation in AUDITTRAILS die juristische Person abbildet – also das Unternehmen, das Zertifikats- oder Urkundeninhaber ist – gliedert ein Bereich diese Organisation in ihre operative Struktur. Typische Bereiche sind ein Labor, eine Abteilung oder ein Fachbereich.

Bereiche sind das strukturelle Rückgrat Ihrer Ressourcen in AUDITTRAILS: Teams, Personal, Rollen und Räume werden einem Bereich zugeordnet. Bereiche lassen sich hierarchisch verschachteln – ein übergeordneter Bereich kann beliebig viele untergeordnete Bereiche enthalten – und bilden so Ihre reale Aufbauorganisation nach.

Im Rahmen der DIN EN ISO/IEC 17025 (Kapitel 5.3), der ISO 15189 (Kapitel 5.1) und der ISO/IEC 27001 (Kapitel 5.3) sind Organisationsstruktur, Verantwortlichkeiten und Vertretungsregelungen explizit zu dokumentieren. Das Modul "Bereiche" liefert dafür die Grundlage: die Felder Leitung, Erste stellvertretende Leitung und Zweite stellvertretende Leitung decken diese Anforderung direkt ab.

Bereiche sind darüber hinaus die Knotenpunkte im Beziehungsmanagement: Interne Schnittstellen – z. B. zwischen dem Prüflaboratorium und der IT-Abteilung oder Human Resources – werden als Beziehungen zwischen Bereichen definiert und mit konkreten Anforderungen, Erwartungen sowie Risiken & Chancen hinterlegt.

2 Übersicht "Bereiche"

Zur Übersicht aller Bereiche navigieren Sie im Hauptmenü über Ressourcen → Bereiche.

Die Listenansicht zeigt alle angelegten Bereiche mit Name und Beschreibung. Über die Suchleiste oben rechts können Sie die Liste filtern. Ein Klick auf einen Spaltenkopf sortiert die Liste auf- oder absteigend.

Zum Öffnen eines Bereichs klicken Sie auf die Zeile. Der Datensatz öffnet sich im Read-only-Modus. Ändern können Sie den Datensatz durch klicken des Stift-Symbols.

3 Anlegen eines Bereichs

Sofern Sie die entsprechende Berechtigung besitzen, legen Sie einen neuen Bereich über das Plus-Symbol oben rechts in der Listenansicht an.

Das Formular "Neuer Bereich" enthält folgende Felder:

Hinweis: Pflichtfelder sind im Formular entsprechend gekennzeichnet. Solange Pflichtfelder nicht befüllt sind, ist das Speichern nicht möglich.

Speichern Sie den Datensatz über das Speichern-Symbol oben rechts. Nach dem Speichern bleibt der Datensatz im Edit-Modus. 

4 Bearbeiten eines Bereichs

Datensätze öffnen in AUDITTRAILS grundsätzlich im Read-only-Modus. Klicken Sie auf das Stift-Symbol oben rechts, um den Bearbeitungsmodus zu aktivieren. Jede gespeicherte Änderung wird im Audit Trail protokolliert (Wer hat was wann geändert).

5 Reiter im Bereichs-Datensatz

Ein geöffneter Bereich enthält sechs Reiter:

5.1 Basisdaten

Name, Beschreibung, Organisation und die drei Leitungsfelder. Dies ist der einzige Reiter, der im Bearbeitungsmodus editiert werden kann.

5.2 Rollen

Zeigt alle Rollen, die diesem Bereich zugeordnet sind – z. B. "Prüfmittelbeauftragter (PMB)". Rollen werden im Modul Rollen gepflegt.

5.3 Untergeordnete Bereiche

Listet alle Bereiche, die diesem Bereich hierarchisch untergeordnet sind.

5.4 Übergeordnete Bereiche

Zeigt den oder die Bereiche, denen dieser Bereich übergeordnet ist. Über diese beiden Reiter lässt sich die vollständige Bereichshierarchie Ihrer Organisation nachvollziehen.

5.5 Teams

Listet alle Teams, die in diesem Bereich tätig sind. Teams werden im Modul Teams angelegt und mit einem Bereich verknüpft.

5.6 Personal

Zeigt alle Personen, die dem Bereich direkt zugeordnet sind. Die Zuordnung erfolgt hier in dieser Liste.

6 Bereiche in der Organisationshierarchie

Bereiche sind die operative Gliederungsebene unterhalb einer Organisation. Die vollständige Hierarchie in AUDITTRAILS folgt diesem Muster:

• Organisation (juristische Person)
  • Bereich (z. B. Labor)
    • Bereich (z. B. Klinische Chemie)
      • Team
        • Personal

Über diese Hierarchie lassen sich im Modul Beziehungsmanagement Schnittstellen präzise definieren und dokumentieren. Dabei können nicht nur Bereiche miteinander in Beziehung gesetzt werden – jede Kombination aus Organisation, Bereich, Team und Person kann mit jeder anderen Organisation, jedem anderen Bereich, Team oder Person verbunden werden. Die Beziehung ist dabei immer zweiseitig: Ist eine Organisationseinheit Kunde einer anderen, so ist sie aus deren Sicht Lieferant. Der Name der Verbindung wird jeweils durch eine Interessierte Partei beschrieben.

Typische Beispiele:

• Bereich "Prüflaboratorium" ↔ Bereich "Human Resources" (interner Dienstleister)
• Eigene Organisation ↔ externe Organisation (Kunde–Lieferant-Verhältnis)
• Eigene Organisation ↔ Person (z. B. ein DAkkS-Begutachter oder Zertifizierungsauditor mit temporärem Plattformzugriff)

Dies ist eine zentrale Anforderung der ISO/IEC 17025 (Kapitel 5.3 und 5.6), der ISO 15189 (Kapitel 5.1 und 5.3) sowie der ISO/IEC 27001 (Kapitel 5.3).

7 Verwandte Module

• Organisationen – Jeder Bereich gehört genau einer Organisation an; die Organisation ist die juristische Person, der Bereich ihre operative Untergliederung.
• Teams – Teams werden einem Bereich zugeordnet und bündeln das Personal für operative Aufgaben.
• Personal – Einzelpersonen können direkt einem Bereich zugewiesen werden.
• Rollen – Rollen definieren Funktionen und Verantwortlichkeiten innerhalb eines Bereichs.
• Interessierte Parteien – Benennen die Art der Beziehung an einer Schnittstelle zwischen Bereichen.
• Beziehungsmanagement – Bereiche sind Knotenpunkte für die Schnittstellenanalyse und -dokumentation gemäß ISO/IEC 17025.