1 Zweck des Moduls "Personal"

Das Modul "Personal" ist das zentrale Stammdatenmodul für alle Personen in AUDITTRAILS. Es bildet nicht nur die klassischen Personalstammdaten ab, sondern ist gleichzeitig das normative Herzstück für die Kompetenzdokumentation gemäß ISO/IEC 17025 (Kapitel 6.2), ISO 15189 (Kapitel 5.1 und 6.2) und ISO/IEC 27001 (Kapitel 7.2).

Jede Person in AUDITTRAILS – ob interner Mitarbeiter, externer Auditor oder temporärer Plattformnutzer – wird als Personendatensatz gepflegt. Über die Rolle erbt die Person ihr Anforderungsprofil (Qualifikationen, Befugnisse, Kompetenzen) sowie ihr Berechtigungsprofil in AUDITTRAILS.

Personen sind – gemeinsam mit Organisationen, Bereichen und Teams – vollwertige Teilnehmer im Beziehungsmanagement: Jede Person kann mit jeder anderen Organisationseinheit in Beziehung gesetzt werden.

2 Übersicht "Personal"

Zur Übersicht aller Personen navigieren Sie im Hauptmenü über Ressourcen → Personal.

Die Listenansicht zeigt alle angelegten Personen mit: Titel, Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon/Mobil, Stellenbezeichnung und Personalnummer. Über die Suchleiste oben rechts können Sie die Liste filtern. Ein Klick auf eine Zeile öffnet den Datensatz.

3 Anlegen einer Person

Sofern Sie die entsprechende Berechtigung besitzen, legen Sie eine neue Person über das Plus-Symbol oben rechts in der Listenansicht an.

Das Formular "Neue Person" enthält folgende Felder:

Hinweis: Pflichtfelder sind im Formular entsprechend gekennzeichnet. Solange Pflichtfelder nicht befüllt sind, ist das Speichern nicht möglich.

Kurzzeichen: Das Kurzzeichen wird auf Duplikate geprüft. Ist ein Kurzzeichen eingetragen, erscheint die Person im Report "Kurzzeichenliste". Dieser Report resultiert aus einer Akkreditierungsanforderung: Werden in Aufzeichnungen Kurzzeichen verwendet, ist zu dokumentieren, welches Kurzzeichen zu welcher Person gehört.

Anmeldung an der Plattform ermöglichen: Wird diese Checkbox aktiviert, erhält die Person automatisch eine E-Mail an die hinterlegte E-Mail-Adresse mit der Aufforderung, ein Passwort zu generieren. Damit wird das Onboarding der Person auf der Plattform ausgelöst.

Austrittsdatum: Ist ein Austrittsdatum gepflegt, wird die Person aus der Kompetenzmatrix (Übersicht) ausgeschlossen.

Nach dem Speichern bleibt der Datensatz im Bearbeitungsmodus. Er wechselt erst beim Verlassen der Seite oder beim erneuten Aufrufen in den Read-only-Modus.

4 Bearbeiten einer Person

Datensätze öffnen in AUDITTRAILS grundsätzlich im Read-only-Modus. Klicken Sie auf das Stift-Symbol oben rechts, um den Bearbeitungsmodus zu aktivieren. Jede gespeicherte Änderung wird im Audit Trail protokolliert.

5 Reiter im Personal-Datensatz

Ein geöffneter Personendatensatz enthält folgende aktive Reiter:

5.1 Stammdaten

Enthält alle Basisdaten der Person: Name, Kurzzeichen, Titel, Kontaktdaten, Funktion, Stellenbezeichnung, Personalnummer, Ein- und Austrittsdatum, Organisation sowie die Checkbox "Anmeldung an der Plattform ermöglichen".

5.2 Vertretung

Zeigt die definierten Vertreter dieser Person. Die Vertretungsregelung ist zukunftsorientiert angelegt: Sie ermöglicht eine prozessgesteuerte Vertretung bei Absenz oder Krankheit. Die Infrastruktur ist vorhanden – ein konkreter Vertretungsprozess wird je nach Kundenanforderung individuell implementiert.

5.3 Räume

Zeigt alle Räume, denen diese Person im Rahmen der Akkreditierung zugeordnet ist. Die Zuordnung dokumentiert den Zutritt zu Räumlichkeiten – ob als Zugangsberechtigung, Arbeitsplatz oder Raumverantwortlichkeit. Details zur Raumzuordnung werden am Raum-Datensatz selbst gepflegt.

5.4 Rollen

Zeigt alle Rollen, die dieser Person zugeordnet sind – z. B. "Prüfmittelbeauftragter (PMB)", "Super User" oder "Labor-Qualitätsmanagement-Beauftragter (L-QMB)". Die Rollenzuordnung erfolgt direkt in diesem Reiter über das Plus-Symbol.

Über die Rolle erbt die Person:

• das Anforderungsprofil (allgemeine Qualifikationen, verfahrensbezogene Qualifikationen, besondere Befugnisse, Fertigkeiten/Fähigkeiten)
• das Berechtigungsprofil in AUDITTRAILS

Rollenanforderungen können nicht gelöscht werden (kein Mülleimer). Zusätzlich können persönliche Anforderungen direkt an der Person hinterlegt werden – diese sind am Mülleimer-Symbol erkennbar und können wieder entfernt werden.

5.5 Qualifikationen & Befugnisse

Dies ist das Kernstück der Kompetenzdokumentation. Alle Anforderungen an die Person – aus Rollen und persönlichen Ergänzungen – sind hier in vier Kategorien gegliedert:

• Allgemeine Qualifikation (grün) – z. B. abgeschlossene Berufsausbildung
• Verfahrensbezogene Qualifikation (orange) – verfahrensspezifische Kompetenz mit Stufenmodell
• Besondere Befugnis (rot) – z. B. Zugang zum akkreditierten Bereich, Prüfung und Freigabe von Dokumenten
• Fertigkeit/Fähigkeit (blau) – Softskills und weitere Fähigkeiten

Für jede Anforderung wird eine Kompetenzüberprüfung als Aufzeichnung erfasst. Je nach Kategorie unterscheidet sich die Bewertung:

Allgemeine Qualifikation, Besondere Befugnis, Fertigkeit/Fähigkeit werden binär bewertet:

• Qualifikation/Befugnis vorhanden oder nicht vorhanden

Verfahrensbezogene Qualifikation wird mehrstufig bewertet – konform zur normativen Anforderung der ISO/IEC 17025 und ISO 15189 wird unterschieden zwischen:

• Kompetenzstufe (mehrstufig: z. B. Starter → Routinier → Profi) – dokumentiert den Entwicklungsstand
• Befugniserteilung – Berechtigung zum eigenständigen Arbeiten im akkreditierten Bereich (Erteilt/Nicht erteilt)
• Leitungskompetenz – Berechtigung, das Verfahren zu erklären und anzuleiten, ohne es selbst durchzuführen (Erteilt/Nicht erteilt)

Kompetenzstufe und Befugniserteilung sind unabhängig voneinander und können in getrennten Aufzeichnungen dokumentiert werden.

Jede Aufzeichnung enthält: Bezeichnung, Bewertung, Beschreibung, geplante Qualifizierungsmaßnahmen mit Zieldatum sowie einen Dokumenten-Upload-Bereich. Geplante Qualifizierungsmaßnahmen mit Zieldatum fließen automatisch in den Schulungsplan.

5.6 Kompetenzanalyse und -bestätigung

Dieser Reiter bietet eine Gesamtübersicht aller Anforderungen mit aktuellem Status, letzter Bestätigung, periodischer Überprüfung und Intervall.

Die normativ geforderte regelmäßige Kompetenzüberprüfung kann über die Sammelbestätigung effizient durchgeführt werden: Mehrere Anforderungen werden per Checkbox ausgewählt, und über den Button "Sammelbestätigung für ausgewählte Elemente erteilen" wird für alle ausgewählten Anforderungen der aktuelle Stand erneut bestätigt – mit einem gemeinsamen Titel und einer gemeinsamen Beschreibung als Aufzeichnung. Je Anforderung wird dabei ein eigener Eintrag im Kompetenzmanagement erzeugt.

5.7 Teams

Zeigt alle Teams, denen diese Person angehört, mit Teamleitung, Organisation und Bereich. Rein lesende Ansicht – die Teamzuordnung selbst erfolgt im Modul Teams.

5.8 Arbeitssicherheit

Dokumentiert die berechtigten Einrichtungen dieser Person: Einrichtungen aus dem Einrichtungspool, für die eine Arbeitssicherheitsunterweisung stattgefunden hat. Die Grundlage bildet die Arbeitsplatzgefährdungsanalyse – werden gefährliche Einrichtungen identifiziert, für die eine Einweisung erforderlich ist, wird die Verknüpfung zwischen unterwiesenem Mitarbeiter und berechtigter Einrichtung hier dokumentiert. Die Spalten zeigen: Name, Equipment ID, Seriennummer, Index, Hersteller.

6 Personal in der Organisationshierarchie

Personen sind die unterste Ebene der Organisationshierarchie in AUDITTRAILS:

• Organisation (juristische Person)
  • Bereich
    • Team
      • Personal

Als vollwertige Teilnehmer im Beziehungsmanagement können Personen darüber hinaus mit jeder anderen Organisationseinheit (Organisation, Bereich, Team oder Person) in Beziehung gesetzt werden – intern wie extern. Dies ermöglicht z. B. die Dokumentation der Beziehung zu einem externen DAkkS-Begutachter oder Zertifizierungsauditor mit temporärem Plattformzugriff.

7 Verwandte Module

• Rollen – Rollen definieren das Anforderungs- und Berechtigungsprofil, das Personen erben.
• Teams – Teamzugehörigkeit wird im Modul Teams gepflegt und hier eingesehen.
• Qualifikationen & Befugnisse – das Modul in der linken Navigation bietet eine organisationsweite Übersicht über Qualifikationsanforderungen.
• Qualifizierungsmaßnahmen – geplante Maßnahmen aus der Kompetenzdokumentation landen automatisch im Schulungsplan.
• Kompetenzmatrix – bietet eine Querschnittsansicht über Kompetenzen mehrerer Personen.
• Einrichtungen – Einrichtungen für die Arbeitssicherheitszuordnung werden im Modul Einrichtungen gepflegt.
• Beziehungsmanagement – Personen sind Knotenpunkte für Schnittstellendokumentation gemäß ISO/IEC 17025, ISO 15189 und ISO/IEC 27001.