Was muss in AUDITTRAILS getan werden, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?

1. Anmeldung an der Plattform entfernen

Hat ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen muss in der Plattform AUDITTRAILS im Modul Mitarbeiter für den konkreten Mitarbeiter das Häkchen entfernt werden "Anmeldung an der Plattform ermöglichen"

Alternativ: 
Wenn ein Authentifizierungstool (Azure AD/Entra ID, Okta, usw.) an der Plattform AUDITTRAILS angebunden ist, kann Ihre Unternehmenseigene IT das Anmelden an der Plattform unterbinden, auch wenn der Haken selbst gesetzt bleibt.

2. Austrittsdatum eintragen

Nachdem der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat, muss in den Stammdaten des Mitarbeiters das Austrittsdatum eingetragen werden. Das hat zur Folge, dass dieser Mitarbeiter nicht mehr in der Kompetenzmatrix erscheint und nicht mehr im Report "Angabe der Anzahl der Mitarbeiter" aufgeführt wird.

Hinweis: Beides geschieht auch dann, wenn ein Austrittsdatum in der Zukunft eingetragen wird.

3. Verantwortungen auf einen anderen Mitarbeiter übertragen

3.1 Rollen

Die Rollen, die der verlassende Mitarbeiter inne hatte, müssen jetzt auf einen oder mehrere Mitarbeiter verteilt werden.

Dazu kann im Modul Mitarbeiter im Reiter Rollen geprüft werden, welche Rollen der verlassende Mitarbeiter inne hatte.

Im Modul Rollen können dann unter dem Reiter Mitarbeiter ein oder mehrere Mitarbeiter definiert werden.

Anschließend können am verlassenden Mitarbeiter im Reiter Rollen alle seine Rollen entfernt werden.

3.2 Dokumenteigner von Dokumenten ändern

Als nächsten Schritt gilt es zu überprüfen, für welche Dokumente der verlassende Mitarbeiter zuständig war, um diese an einen anderen Mitarbeiter zu übergeben.

Dazu im Modul Dokumentmanagement die Filterfunktion in der Spalte Dokumenteigner nutzen.

Anschließend in den Basisdaten der Dokumente den Dokumenteigner ändern.

3.3 Prüfmittelbeauftragter und / oder verantwortlicher Mitarbeiter der Einrichtung ändern

Als nächsten Schritt gilt es zu überprüfen, für welche Einrichtungen der verlassende Mitarbeiter alles zuständig war, um diese an einen anderen Mitarbeiter zu übergeben.

Dazu im Modul Einrichtungen die Filterfunktion in der Spalte Prüfmittelbeauftragter und / oder verantwortlicher Mitarbeiter  nutzen.

Anschließend in den Basisdaten der Einrichtung den Prüfmittelbeauftragten und / oder den verantwortlichen Mitarbeiter ändern.

3.4 Verantwortliche Person des Raums ändern

Als nächsten Schritt gilt es zu überprüfen, für welche Räume der verlassende Mitarbeiter zuständig war, um diese Verantwortlichkeit an einen anderen Mitarbeiter zu übergeben.

Dazu im Modul Räume die Filterfunktion in der Spalte Verantwortliche Person nutzen.

Anschließend in den Basisdaten des Raums die verantwortliche Person ändern.

4. Maßnahmen (Aufgaben) auf einen anderen Mitarbeiter übertragen

3.1 Maßnahmen aus Beschwerden, Nichtkonforme Arbeit und Nichtkonformitäten

Im Modul Maßnahmenübersicht im Reiter Beschwerden, Nichtkonforme Arbeit und Nichtkonformitäten erhält eine berechtigte Person einen Überblick über alle Maßnahmen. Hier kann in der Spalte Zugewiesene Person nach dem Namen des verlassenden Mitarbeiters gefiltert werden.

Anschließen kann diese Maßnahme in einem neuen Tab geöffnet und die Maßnahme bei zugewiesene Person auf einen anderen Mitarbeiter übertragen werden.

3.1 Maßnahmen aus Risiken und Chancen

Im Modul Maßnahmenübersicht im Reiter Risiken & Chancen erhält eine berechtigte Person einen Überblick über alle Maßnahmen. Hier kann in der Spalte Zugewiesene Person nach dem Namen des verlassenden Mitarbeiters gefiltert werden.

Anschließen kann diese Maßnahme in einem neuen Tab geöffnet und die zugewiesene Person geändert werden.