1 Zweck des Moduls "Volltextsuche"

Die Volltextsuche ist eine optionale, aufpreispflichtige Funktion in AUDITTRAILS. Aufgrund des aufwändigen Datenmanagements und der dahinterliegenden Infrastruktur wird sie als eigenständige Erweiterung angeboten. Sie ermöglicht die systemweite Suche über alle Module und Entitäten – das zentrale Werkzeug um Informationen schnell zu finden, unabhängig davon in welchem Modul sie hinterlegt sind.

Parallel zu AUDITTRAILS betreibt das System eine Indexdatenbank, die kontinuierlich alle Datensätze und angehängten Dokumente indiziert. Die Suche erfasst damit nicht nur Felder und Metadaten aus der Datenbank, sondern auch den Volltext angehängter Dateien – z. B. hochgeladene PDFs, Nachweisdokumente oder Word-Dokumente. Die Ergebnisse werden nach dem OKAPI-BM25-Algorithmus nach Relevanz sortiert.

2 Suche und Filterung

Zur Volltextsuche gelangen Sie über Volltextsuche im Hauptmenü.

• Suchfeld – Freitexteingabe; die Suche startet automatisch nach Eingabe
• Entitäten filtern – Dropdown zum Einschränken der Ergebnisse auf bestimmte Entitätstypen; jeder Eintrag zeigt die Trefferzahl in Klammern

Die Suche durchsucht folgende Entitäten: Organisation, Dokument, Richtlinie, Mitarbeiter, Einrichtung, Beschwerden/Nichtkonforme Arbeit und Nichtkonformitäten, Risiken & Chancen, Bereich, Rolle, Qualifikation & Befugnisse, Qualifizierungsmaßnahme, Raum, Verfahren, Anforderung, Kalibrierdefinition und weitere.

3 Darstellung der Ergebnisse

Jedes Suchergebnis zeigt den Entitätstyp, den Titel des Datensatzes und einen Textausschnitt mit hervorgehobenen Suchbegriffen. Ein Klick auf ein Ergebnis navigiert direkt zum entsprechenden Datensatz.

4 Technische Grundlage

• Apache Solr – Indexdatenbank die parallel zu AUDITTRAILS läuft und alle Datensätze sowie angehängte Dokumente indiziert
• OKAPI-BM25 – probabilistischer Relevanz-Ranking-Algorithmus; Ergebnisse werden nach fachlicher Relevanz sortiert, nicht nach Datum oder Alphabet